Quản lý nguồn nhân lực là một phần trọng yếu tạo nên sức mạnh bền vững cho doanh nghiệp của bạn và đã có những thành công chứng minh cho việc lấy nhân sự làm giá trị cốt lõi cho chiến lược phát triển. Điều đó tạo nên động lực cho những sản phẩm công nghệ ứng dụng vào mảng nhân sự như các phần mềm quản lý thông tin nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý nhân sự (HRMS),… từ riêng lẻ đến hệ thống. Qua thời gian ra mắt và hoạt động của các phần mềm nhân sự, doanh nghiệp đã ghi nhận các tính năng cơ bản cần đáp ứng cho nhu cầu của nhà quản lý nhân sự.
Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự
I. Tính Năng Trải Nghiệm
Phần mềm nhân sự thường có phần demo trải nghiệm dành cho nhà quản lý nhân sự với các tính năng đơn giản như quản lý hồ sơ cá nhân và lịch làm việc của nhân viên. Việc quản lý này có thể triển khai bằng cách truyền thống qua sổ tay hay excel khi số lượng nhân viên ít và thông tin cần quản lý là đơn giản. Nhưng khi lượng nhân viên tăng lên thì tính năng này cho các nhà quản lý thấy được khả năng sắp xếp thông tin rõ ràng, trình bày đẹp mắt, rất hữu ích và tiện lợi để theo dõi.
Tính Năng Quản Lý Thông Tin Nhân Sự
Tính năng quản lý thông tin nhân viên này cung cấp cho bạn biểu mẫu thu thập thông tin dễ dàng, tổng hợp thành bảng trình bày đẹp mắt. Đặc biệt có thể tương tác đối chiếu hai chiều qua việc cấp quyền cho nhân viên chỉnh sửa thông tin, đồng thời nhân sự có thể kiểm tra và gửi yêu cầu sửa đổi bổ sung. Quản lý, truy xuất, tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi tất cả dữ liệu được lưu trữ chung trên một nền tảng. Hệ thống nhắc việc tự động có sẵn trong tính năng quản lý nhân viên miễn phí này. Lãnh đạo có thể theo dõi các thông tin về cơ cấu tổ chức, phòng ban, chức vụ bằng sơ đồ nhiều chiều.
Tính năng quản lý này giúp chuyển hóa quy trình nhân sự, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý để nghiên cứu các vấn đề quan trọng hơn. Quy trình onboarding, đào tạo nội bộ, bàn giao công việc nhanh chóng chuyên nghiệp hơn khi các thông tin được trình bày rõ ràng, dễ dàng tra cứu.
Tính Năng Quản Lý Thời Gian Biểu (TimeSheet)
Các doanh nghiệp đang quản lý hoạt động làm việc của nhân viên một cách rời rạc bằng nhiều phần nhỏ như chấm công lưu trữ trên excel, lịch trình công tác hay đơn xin nghỉ được ghi nhận riêng bằng giấy tờ cập nhập thủ công.
Tính năng Timesheet kết hợp quản lý nghỉ phép cho quá trình quản lý này được liền mạch và dễ dàng theo dõi, nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn khi được chia sẻ quyền hạn. Hệ thống HRM đều liên kết được các dạng chấm công khác nhau như bằng máy, smartphone,… Bên cạnh đó, HRM còn cho phép người dùng linh hoạt cấu hình ca làm việc tự động, tự nhận diện ca, … Các dữ liệu quản lý thời gian biểu khi được thu thập đầy đủ và trình bày rõ ràng cho thấy mức độ yêu thích công việc, tính cách của nhân viên qua lịch trình đều đặn hay thời gian làm việc của họ.
II. Bộ Tính Năng Cơ Bản
Khi các công ty chỉ cần quản lý nhân viên đơn giản sẽ cần các tính năng gồm quản lý thông tin nhân sự, quản lý chấm công, quản lý lương của nhân viên. Bộ tính năng quản lý nhân sự cơ bản này thường được dùng online để dữ liệu được cập nhật từ hai chiều nhân sự và nhân viên dễ dàng hơn. Linh động và đảm bảo an toàn, phần mềm quản lý nhân sự dạng Cloud (Cloud-based HRMS) là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp của bạn.
Bộ tính năng cơ bản để quản lý nhân sự
Tính Năng Quản Lý Nghỉ Phép
Ghi nhận đơn nghỉ phép của nhân viên là phần thông tin khiến cho quá trình chấm công bị rời rạc và khó xác nhận đối chiếu. Việc bổ sung nghỉ phép bằng cách thủ công khi không có mẫu đơn cụ thể dễ dẫn đến sai sót khiến nhân viên không được hưởng các chế độ, chính sách theo quy định. Không giống như các giải pháp quản lý nghỉ phép khác, chỉ cung cấp cho bạn các biểu mẫu theo tiêu chuẩn và không điều chỉnh được, phần mềm quản lý nhân sự ngày nay cho phép bạn tùy chỉnh các biểu mẫu theo yêu cầu để bao quát các tình huống nghỉ phép khác nhau (nghỉ phép năm, nghỉ thâm niên, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, team building, phát triển chuyên môn, nghỉ việc không tính lương, …).
Tính Năng Quản Lý Lương
Công đoạn cuối cùng và quan trọng là tổng kết thông tin vào cuối tháng để tính lương, việc này thường mất nhiều thời gian và dễ sai sót khi làm thủ công. Áp lực công việc của nhóm nhân sự tăng cao bởi những vấn đề dễ nhầm lẫn hay phát sinh khi tính lương, hạch toán,… Vấn đề tuy nhỏ nhưng nhạy cảm và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân viên với doanh nghiệp.
Hạn chế phát sinh những mâu thuẫn và thời gian sửa đổi, tính năng quản lý lương giúp tự động tính toán chính xác. Lương đến đúng hạn cũng góp phần tạo động lực trong công việc cho nhân viên. Ngoài ra, việc áp dụng xu hướng quản lý nhân sự theo data-driven (phân tích nhân sự chuyên sâu) về sau sẽ dễ thực hiện hơn khi các dữ liệu cơ bản trên được đồng bộ và thống nhất trên một nền tảng.
III. Tính Năng Nâng Cao
Tính năng nâng cao phân tích chuyên sâu của phần mềm HRMS
Quản Lý Phúc Lợi – Bảo Hiểm
Phúc lợi và bảo hiểm được coi là một phần cốt lõi giúp gắn kết nhân viên mà các chuyên gia nhân sự cần tập trung. Nhân viên ngày nay làm việc với một tinh thần căng thẳng và áp lực nên các chương trình chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc là cần thiết. Các doanh nghiệp đang cập nhật và cải thiện phúc lợi hàng năm nhằm tăng mức độ thu hút những ứng viên tài năng.
Tính năng quản lý bảo hiểm – phúc lợi nhân viên theo dõi toàn bộ quá trình tham gia BHYT, BHXH, BHTN của nhân viên trong công ty. Quản lý tất cả các chế độ về trợ cấp BHXH như: Ốm đau, Thai sản, Dưỡng sức, Tai nạn lao động, Tử tuất, v.v. Cập nhật những thông tin mới nhất về BHYT, BHXH, BHTN theo quy định mới nhất của cơ quản bảo hiểm. Ngoài ra, HRM còn giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các hợp đồng bảo hiểm do công ty mua cho người lao động: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, … Đội ngũ nhân sự cũng có thể tạo các biểu mẫu khảo sát nhu cầu nhân viên để cung cấp các chương trình sức khỏe phù hợp.
IV. Tính Năng Cao Cấp
Tính Năng Phân Tích và Tổng Hợp
Các dữ liệu giá trị mà nhân sự thu thập sẽ được tổng hợp và khai thác hiệu quả qua tính năng cao cấp này. Chức năng phân tích sẽ hoạt động hiệu quả khi thông tin được cập nhật trên một nền tảng thống nhất và phần mềm quản lý nhân sự dạng Cloud có thể đáp ứng tốt điều kiện này. Các thông tin trên cùng một nền tảng sẽ dễ dàng kết hợp với nhau để tính toán ra những xu hướng nhân sự của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị định hướng được kế hoạch cần triển khai sắp tới. Kết quả tổng hợp từ dữ liệu như biểu đồ về cơ cấu độ tuổi cho thấy thế hệ nhân viên đang có trong doanh nghiệp với phong cách, tư tưởng, mức độ ưu tiên công việc khác nhau.
Ngoài ra, tính năng phân tích và tổng hợp nâng cao của phần mềm có thể giúp các chuyên gia nhân sự tìm ra được lý do đằng sau các con số như tỷ lệ chấp nhận các đề nghị, doanh thu mang lại trên mỗi nhân viên, thời gian thăng chức, tỷ lệ nghỉ việc,… Qua đó mà các chuyên gia nhân sự có thể đưa ra các giải pháp quản lý cân bằng, nhận biết mối tương quan để điều chỉnh chính sách và tăng khả năng thành công của các kế hoạch gắn kết, giữ chân nhân viên.
Tính Năng Tuyển Dụng Nhân Sự Tài Năng
Đối mặt với việc thiếu nhân lực trong đội ngũ nhân sự khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại phát triển. Trọng trách này là một trong những áp lực của đội ngũ nhân sự bởi bài toán tuyển dụng cần nhiều thời gian để giải quyết. Tính năng tuyển dụng nhân sự giúp sàng lọc nhanh chóng và gợi ý các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp, dễ dàng liên kết với các kênh tuyển dụng. Đội ngũ nhân sự có thể kịp thời tuyển dụng người tài phù hợp cho doanh nghiệp khi tối ưu hóa quy trình từ việc tìm kiếm ứng viên, liên hệ phỏng vấn đến onboarding.
Các tính năng cơ bản cần cho một phần mềm quản lý nhân sự sẽ hoạt động hiệu quả trên nền tảng phù hợp và phần mềm quản lý nhân sự dạng Cloud (Cloud-based HRMS) đang được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn sử dụng, bởi ứng dụng công nghệ hiện đại và linh động. Độ bảo mật dữ liệu cao, chi phí đầu tư thấp, dễ dàng nâng cấp và nhiều lợi ích từ phần mềm quản lý nhân sự CloudHRM giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phát triển đúng đắn.
Innotech Việt Nam
Tại Innotech Việt Nam, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ về phần mềm với việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Bạn đang tìm kiếm một công ty HRM Software Development để cung cấp giải pháp cho công ty của bạn. Liên hệ với các chuyên gia tại Innotech Vietnam để được giải đáp mọi thắc mắc về Cloud based Human Resource Management Software Development!
Email: [email protected]
