Hiệu quả trong việc quản lý nhân sự tốt bắt đầu từ việc chọn đúng phương pháp thực hiện cùng thiết bị điện tử và phần mềm công nghệ hỗ trợ phù hợp. Nhưng sự khác biệt trong ngành nghề và tính chất công việc buộc chúng ta phải đa dạng hình thức ghi nhận để tính lương chính xác. Tổng hợp các cách quản lý chấm công đang có trên thị trường sau sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên cho doanh nghiệp.
I. Cách quản lý chấm công cũ
Chấm công bằng Excel dễ gây sai sót và tốn nhiều thời gian tổng hợp thông tin
Hiện tại, cách quản lý chấm công truyền thống vẫn được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ và đơn giản. Cách chấm công này được thực hiện bằng việc ký nhận vào lịch làm trên giấy hoặc do quản lý tự ghi nhận với thông tin đơn giản. Việc tính lương được thực hiện khi quản lý gửi thông tin cho bộ phận nhân sự nhập liệu tính toán trên excel, sau đó xuất ra bảng lương tổng để nhân viên xác nhận một lần nữa mới hoàn chỉnh. Cách quản lý này gây áp lực vào cuối tháng cho nhân sự rất nhiều, bởi việc nhập liệu thông tin bằng tay dễ dẫn đến sai sót và mất nhiều thời gian.
Ưu điểm của cách chấm công tay
- Không tốn chi phí
- Dễ thực hiện
Nhược điểm của cách chấm công tay
- Không thể quản lý lượng nhân viên lớn
- Quy trình mất thời gian vì nhiều công đoạn
- Dữ liệu dễ sai sót và thất lạc
- Dễ gian lận vì có thể ký thay
Không chỉ mất thời gian với nhiều công đoạn, dễ dàng sai sót mà cách quản lý chấm công tay bằng excel kiểu cũ này còn thiếu tính minh bạch, khó theo dõi đánh giá. Vì vậy mà các phương pháp chấm công mới với sự hỗ trợ của máy móc cùng công nghệ được ra đời, đáp ứng nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp.
II. Cách quản lý chấm công mới
1. Máy chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng máy tăng hiệu quả trong quản lý nhân sự
Máy chấm công thẻ từ là loại thiết bị điện tử hoạt động khi cắm điện, sử dụng thẻ từ cảm ứng gắn chip (RFID) để chấm công cho nhân viên. Mỗi thẻ có mã số riêng để dễ phân biệt và gán quyền sở hữu cho từng nhân viên. Kết quả chấm công được lưu trong máy tính kết nối với thiết bị gồm thời gian và thông tin nhân viên, có thể trích xuất ra excel.
Nhanh gọn và lưu trữ thông tin một cách chính xác, đầy đủ nhưng chấm công bằng thẻ từ vẫn gây ra tình trạng chấm công hộ, gian lận trong chấm công. Trường hợp nhân viên làm mất thẻ sẽ tốn thời gian và chi phí làm lại, trong lúc đó nhân viên không thể chấm công được.
Ưu điểm của cách quản lý chấm công bằng máy thẻ từ
- Nhanh và ổn định, xác thực thời gian
- Thông tin tổng hợp nhanh chóng
Nhược điểm của cách quản lý chấm công bằng máy thẻ từ
- Không có thẻ sẽ không chấm công được
- Chi phí và thời gian làm thẻ khiến nhân viên gặp bất tiện
- Vẫn có thể gian lận với việc chấm công hộ
2. Máy chấm công vân tay
Máy chấm công bằng vân tay với cách lưu dữ liệu tương tự như máy chấm công bằng thẻ từ, nhưng được áp dụng công nghệ hiện đại hơn khi xác nhận bằng vân tay. Không vân tay của ai là giống nhau giúp loại máy chấm công này loại bỏ tình trạng chấm công hộ. Xác nhận chấm công bằng vân tay cũng tiện lợi hơn vì không cần mang thẻ hay lo lắng vì làm mất thẻ, quên thẻ. Song song đó, máy cũng có một vài nhược điểm như tay ướt sẽ không được xác nhận, máy cũ hay gặp lỗi không xác định được vân tay và chi phí lắp đặt cao hơn so với máy chấm công bằng thẻ từ. Chấm công bằng vân tay sẽ không phù hợp với các ngành dễ làm mờ hoặc mất vân tay như làm đồ gỗ, tiếp xúc sơn hoặc có nhiều bụi bặm,…
Ưu điểm của máy chấm công vân tay
- Minh bạch và xác thực với vân tay
- Thông tin tổng hợp nhanh chóng
Nhược điểm của máy chấm công vân tay
- Lỗi xác nhận vân tay thường gặp khi tay ướt, lạnh, bẩn, mất vân,…
- Chi phí lắp đặt sử dụng cao hơn máy chấm công thẻ
3. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Chấm công nhận diện khuôn mặt áp dụng công nghệ AI
Máy chấm công nhận diện khuôn mặt được các công ty đầu tư sử dụng nhằm tăng hiệu quả quản lý nhân sự và đảm bảo an ninh. Máy chấm công này sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID ghi nhận chấm công cho nhân viên. Đây được xem là cách chấm công chuyên nghiệp sử dụng công nghệ cao nhất hiện tại và mức chi phí lắp đặt là không hề nhỏ.
Ưu điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt
- Tính xác thực cao, đảm bảo minh bạch
- Hiện đại và nhanh chóng
- Góp phần đảm bảo an ninh
Nhược điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt
- Sử dụng máy tốt thì hoạt động mới ổn định
- Chấm công chậm hơn so với thẻ
- Chi phí lắp đặt sử dụng cao
4. Phần mềm chấm công di động (App chấm công)
Phần mềm chấm công di động được xây dựng dạng app trên điện thoại giúp chấm công từ xa linh động, phù hợp với công việc hay di chuyển, không đến công ty. Để chấm công trên phần mềm này thì điện thoại cần được kết nối mạng và có tài khoản đăng nhập được cấp gồm tên, password. Dữ liệu chấm công được ghi nhận gồm thời gian thực trên điện thoại, địa điểm (dựa trên bản đồ GPS) và hình ảnh chụp trực tiếp. App chấm công này tuy gọn nhẹ và dễ sử dụng nhưng cũng có một số điểm yếu như không đồng bộ được trên điện thoại bởi một số thương hiệu không chưa có bản hỗ trợ.
Ưu điểm của phần mềm chấm công di động
- Linh động để sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng sử dụng và nhanh chóng
- Xác thực và đảm bảo thông tin
Nhược điểm của phần mềm chấm công di động
- Cần kết nối internet
- Dòng điện thoại thích hợp mới sử dụng được app
Mỗi một cách quản lý chấm công đều có đặc điểm riêng phù hợp với từng hoạt động quản lý khác nhau. Dựa trên các ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ chấm công, cùng nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn để phối hợp hiệu quả nhất. Sự hỗ trợ của công cụ chấm công cũng như các phần mềm giúp tăng mức độ chính xác khi quản lý nhân viên, rút ngắn quy trình kiểm tra đối chiếu cho bộ phận nhân sự.
Innotech Việt Nam viết và tổng hợp
Tại Innotech Vietnam, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ về phần mềm với việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Bạn đang tìm kiếm một công ty HRM Software Development để cung cấp giải pháp cho công ty của bạn. Liên hệ với các chuyên gia tại Innotech Vietnam để được giải đáp mọi thắc mắc về Cloud based Human Resource Management Software Development!
Email: [email protected]
