Thị trường phần mềm quản trị nhân sự đầy sôi động đang không ngừng phát triển nhiều dạng mới để thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp. Để phân biệt một cách đơn giản, tất cả phần mềm quản lý nhân sự sẽ được chia làm hai là online và offline.
Nổi bật hơn khi được ưu tiên cân nhắc lựa chọn, phần mềm quản lý nhân sự dạng online mang lại sự thuận tiện khi sử dụng và không cần vốn lớn để đầu tư cơ sở vật chất ban đầu. Phần mềm quản lý nhân sự online được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) thành dạng app, web hoặc kết hợp cả 2 với nhiều tính năng khác nhau. Vậy phần mềm quản lý nhân sự online có ưu và nhược điểm gì?
quản lý nhân sự bằng phần mềm online tiện dụng và linh động hơn so với offline
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online
1. Tính linh động trong quản lý
Thời đại công nghệ 4.0 internet vạn vật là một trong những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của phần mềm online, khi mà mọi người đã quen dần với sự tiện dụng của việc truy cập mọi lúc mọi nơi. Cũng như sự cần thiết của các phần mềm online giúp ích cho các hoạt động quản lý từ xa và việc quản lý nhân sự cũng vậy. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật và sửa đổi các thông tin ngay lập tức qua internet giúp hoạt động quản trị kịp thời và hiệu quả hơn.
2. Tương tác hai chiều
Không giống như dạng offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, hoạt động quản lý bằng phần mềm online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Tính năng phân quyền cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân về lịch làm, bảng lương, phúc lợi và thông tin của công ty như cơ cấu phòng ban, nhân sự, dự án hoạt động, kỳ nghỉ … Việc chia sẻ này giúp nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn với công việc, đồng thời tăng sự gắn kết với doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự online có ưu và nhược điểm gì?
3. Thoải mái lưu trữ, tra cứu dễ dàng
Phần mềm quản lý nhân sự online được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) hay còn gọi là Cloud-based HRM có một bộ nhớ khổng lồ, thoải mái lưu trữ. Vì vậy, bộ phận nhân sự sẽ không còn phải lo lắng mỗi khi nhập thông tin bị đầy hay dữ liệu bị chia nhỏ khó tìm kiếm trong phần mềm quản lý nhân sự online.
4. Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng thấp
Giúp tối ưu hóa trong chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự hoạt động online sẽ không cần đầu tư hệ thống máy chủ và đội ngũ IT lớn chuyên nghiệp. Tất cả hoạt động duy trì và sửa chữa đã có bên thứ ba là các công ty cung cấp giải pháp công nghệ lo, đồng thời doanh nghiệp của bạn cũng không cần phải mất thời gian để tìm hiểu sâu vào kỹ thuật phần mềm.
5. Tích hợp và nâng cấp dễ dàng
Phần mềm quản lý nhân sự online có các dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng sẽ dễ dàng nâng cấp hơn. Đồng thời, việc tích hợp các ứng dụng hay tính năng mới cũng vậy, vì việc phát triển phần mềm công nghệ hiện nay đều nền tảng điện toán đám mây. Còn phần mềm quản lý nhân sự dạng offline có một source riêng để lưu trữ và hoạt động. Điều đó sẽ không là vấn đề khi mà công nghệ thì phát triển mỗi ngày, nên các ứng dụng sẽ được tạo trên các source mới tốt hơn, dẫn đến việc không tích hợp được với source cũ khiến dữ liệu quản lý nhân viên bị chia nhỏ không được thống nhất.
Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online
Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online
1. Sự phụ thuộc internet
Internet là một trong những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online nhưng cũng chính là nhược điểm của nó. Phần mềm nhân sự online khi không có kết nối internet sẽ không truy cập được và hoạt động, việc quản lý cũng bị trì trệ khi đường truyền mạng không ổn định. Một số dữ liệu quản lý nhân sự đang cập nhật lên phần mềm có thể bị mất nếu đường truyền internet bị ngắt quãng.
2. Bảo mật dữ liệu
Doanh nghiệp không được toàn quyền kiểm soát, bởi việc thuê phần mềm quản lý nhân sự online từ nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chia sẻ quyền truy truy cập một số dữ liệu cho họ. Phần mềm quản lý nhân sự online hoạt động trên nền tảng mở sẽ có nhiều rủi ro về an ninh như virus tấn công làm lỗi phần mềm, hacker đột nhập đánh cắp dữ liệu và điều khó xảy ra nhất là bên thứ ba vô tình xóa mọi dữ liệu của bạn. Nhưng những điều trên hầu như đã được giải quyết nhờ các điều luật an ninh mạng mới chặt chẽ hơn và công nghệ bảo mật dữ liệu hiện nay đảm bảo độ an toàn cao.
3. Cố định tính năng
Phần mềm quản lý nhân sự online cung cấp các tính năng sẵn có mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thành gói. Tuy các tính năng được xây dựng sẵn khá tiện lợi nhưng chúng bị đóng khung trong một khuôn mẫu nhất định. Điều này trở thành một nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online , bởi mỗi ngành nghề có một đặc điểm và tính chất riêng biệt nên cách quản lý sẽ không giống nhau. Ví dụ như nhân viên ngành công nghiệp may có thêm ca làm việc ngoài giờ với mức lương cao hơn 1.5 ca thường, trong khi tính năng chấm công chỉ ghi nhận chung giờ làm cho một chính. Để phân ca làm và tính lương chính xác, bộ phận nhân sự phải mất nhiều thời gian kiểm tra cho từng nhân viên.
Các công ty cung cấp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin còn chưa thể đáp ứng hết các nhu cầu mới không phổ biến của các doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp có thể yêu cầu các công ty gia công phần mềm xây dựng hoặc thiết kế riêng các ứng dụng, tính năng cho mình.
Innotech Việt Nam
Tại Innotech Vietnam, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ về phần mềm với việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Bạn đang tìm kiếm một công ty HRM Software Development để cung cấp giải pháp cho công ty của bạn. Liên hệ với các chuyên gia tại Innotech Vietnam để được giải đáp mọi thắc mắc về Cloud based Human Resource Management Software Development!
