[HRM] Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự

Quản trị nguồn nhân lực HRM trong thời đại 4.0 đã trở nên rất khác so với quản trị nhân sự truyền thống. Các phần mềm quản trị nhân sự HRM nổi lên và thế chỗ cho các công cụ thủ công khác. Sự ra đời của các phần mềm HR đã hỗ trợ doanh nghiệp như một bước ngoặc vượt trội đã giúp tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất và độ chính xác với nhiều công dụng hữu ích.

Hãy cùng chúng tôi đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi phần mềm HRM là gì và vì sao doanh nghiệp lại cần đến giải pháp này.

I. Tìm Hiểu Phần Mềm HRM Là Gì?

Phần mềm HRM là gì? Phần mềm HRM là công cụ được thiết kế để quản lý, tối ưu hóa và hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, phúc lợi. Giải pháp này đang dần trở thành cánh tay đắc lực của quản lý và nhân viên. Phần mềm HRM còn được biết đến bằng một số tên gọi khác như hệ thống thông tin nguồn nhân sự (HRIS); quản lý nguồn nhân lực (HCM); quản lý nguồn nhân lực (HRMS). Nhưng tất cả đều hướng tới mục đích: quản trị con người hiệu quả.

II. Ưu Điểm Của Phần Mềm HRM Online

1. Tính linh động trong quản lý 

Thời đại công nghệ 4.0 internet vạn vật là một trong những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của phần mềm online, khi mà mọi người đã quen dần với sự tiện dụng của việc truy cập mọi lúc mọi nơi. Cũng như sự cần thiết của các phần mềm online giúp ích cho các hoạt động quản lý từ xa và việc quản lý nhân sự cũng vậy. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật và sửa đổi các thông tin ngay lập tức qua internet giúp hoạt động quản trị kịp thời và hiệu quả hơn.

2. Tương tác hai chiều trong HRM

Quản lý ngày nghỉ cũng như thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp chỉ bằng 1 cú click chuột. 

• Duyệt toàn bộ yêu cầu nghỉ phép của nhân viên mọi lục, mọi nơi, bằng mọi thiết bị 
• Đơn giản hoá quy trình quản trị nhân sự với bảng thống kê sô người đến làm việc tại văn phòng, số người làm việc tại nhà và số người đang trong ngàt nghỉ. 

Không giống như dạng offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, hoạt động quản lý bằng phần mềm online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Tính năng phân quyền cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân về lịch làm, bảng lương, phúc lợi và thông tin của công ty như cơ cấu phòng ban, nhân sự, dự án hoạt động, kỳ nghỉ … Việc chia sẻ này giúp nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn với công việc, đồng thời tăng sự gắn kết với doanh nghiệp.

3. Thoải mái lưu trữ, tra cứu dễ dàng

Phần mềm quản lý nhân sự online được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) hay còn gọi là Cloud-based HRM có một bộ nhớ khổng lồ, thoải mái lưu trữ. Vì vậy, bộ phận nhân sự sẽ không còn phải lo lắng mỗi khi nhập thông tin bị đầy hay dữ liệu bị chia nhỏ khó tìm kiếm trong phần mềm quản lý nhân sự online.

4. Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng thấp

Giúp tối ưu hóa trong chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự hoạt động online sẽ không cần đầu tư hệ thống máy chủ và đội ngũ IT lớn chuyên nghiệp. Tất cả hoạt động duy trì và sửa chữa đã có bên thứ ba là các công ty cung cấp giải pháp công nghệ lo, đồng thời doanh nghiệp của bạn cũng không cần phải mất thời gian để tìm hiểu sâu vào kỹ thuật phần mềm.

5. Tích hợp và nâng cấp dễ dàng

Phần mềm quản lý nhân sự online có các dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng sẽ dễ dàng nâng cấp hơn. Đồng thời, việc tích hợp các ứng dụng hay tính năng mới cũng vậy, vì việc phát triển phần mềm công nghệ hiện nay đều nền tảng điện toán đám mây. Còn phần mềm quản lý nhân sự dạng offline có một source riêng để lưu trữ và hoạt động. Điều đó sẽ không là vấn đề khi mà công nghệ thì phát triển mỗi ngày, nên các ứng dụng sẽ được tạo trên các source mới tốt hơn, dẫn đến việc không tích hợp được với source cũ khiến dữ liệu quản lý nhân viên bị chia nhỏ không được thống nhất.

III. Nhược điểm của phần mềm HRM

1. Sự phụ thuộc internet

Internet là một trong những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online nhưng cũng chính là nhược điểm của nó. Phần mềm nhân sự online khi không có kết nối internet sẽ không truy cập được và hoạt động, việc quản lý cũng bị trì trệ khi đường truyền mạng không ổn định. Một số dữ liệu quản lý nhân sự đang cập nhật lên phần mềm có thể bị mất nếu đường truyền internet bị ngắt quãng.

2. Bảo mật dữ liệu

Doanh nghiệp không được toàn quyền kiểm soát, bởi việc thuê phần mềm quản lý nhân sự online từ nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chia sẻ quyền truy truy cập một số dữ liệu cho họ. Phần mềm quản lý nhân sự online hoạt động trên nền tảng mở sẽ có nhiều rủi ro về an ninh như virus tấn công làm lỗi phần mềm, hacker đột nhập đánh cắp dữ liệu và điều khó xảy ra nhất là bên thứ ba vô tình xóa mọi dữ liệu của bạn. Nhưng những điều trên hầu như đã được giải quyết nhờ các điều luật an ninh mạng mới chặt chẽ hơn và công nghệ bảo mật dữ liệu hiện nay đảm bảo độ an toàn cao.

3. Cố định tính năng của phần mềm HRM

Phần mềm quản lý nhân sự online cung cấp các tính năng sẵn có mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thành gói. Tuy các tính năng được xây dựng sẵn khá tiện lợi nhưng chúng bị đóng khung trong một khuôn mẫu nhất định. Điều này trở thành một nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online , bởi mỗi ngành nghề có một đặc điểm và tính chất riêng biệt nên cách quản lý sẽ không giống nhau. Ví dụ như nhân viên ngành công nghiệp may có thêm ca làm việc ngoài giờ với mức lương cao hơn 1.5 ca thường, trong khi tính năng chấm công chỉ ghi nhận chung giờ làm cho một chính. Để phân ca làm và tính lương chính xác, bộ phận nhân sự phải mất nhiều thời gian kiểm tra cho từng nhân viên.

Các công ty cung cấp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin hiện tại chưa thể đáp ứng hết các nhu cầu mới không phổ biến của các doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp có thể yêu cầu các công ty gia công phần mềm xây dựng hoặc thiết kế riêng các ứng dụng, tính năng cho mình, đặc biệt là các ứng dụng có khả năng tuỳ chỉnh dựa theo nhu cầu của khách hàng.

Qua những nhược điểm trên, chúng tôi muốn dành lời khuyên cho doanh nghiệp của bạn hãy lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự thật sự uy tín và đảm bảo chất lượng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn với dữ liệu nhân viên khổng lồ cần được lưu trữ và bảo mật.

IV. Doanh nghiệp có cần sử dụng phần mềm HRM?

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, việc vận dụng công nghệ vào quản lý nhân sự đã không còn là xu thế mà chính là giải pháp chuyển đổi số của tất cả doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Với những tính năng của phần mềm quản lý nhân sự đã được đề cập, có thể thấy, hiệu quả từ những phần mềm này đem lại là vô cùng cao. Nếu sở hữu một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng cao, việc điều hành doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và tối ưu hơn bao giờ hết.

Hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều công ty cung cấp công nghệ quản lý nhân sự uy tín, một trong số những cái tên nổi bật được doanh nghiệp tin dùng chính là KingWork – Phần mềm quản lý nhân sự 4.0 giá rẻ. Được tạo dựng và phát triển bởi Innotech – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, KingWork cung cấp một hệ thống hoàn hảo hỗ trợ doanh nghiệp của bạn cải tiến và tối ưu quá trình quản lý  nhân sự bằng các phương pháp hiện đại.

Vì Sao Nên Sử Dụng KINGWORK – Phần Mềm HRM:

Phương châm ưu tiên tối đa sự thành công của khách hàng trong việc sử dụng phần mềm để chuyển đổi số mọi quy trình quản lý – tiết kiệm thời gian, chi phí – tối đa năng suất công việc. 

Không chỉ dừng lại ở những tính năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự, KingWork còn đem lại cho doanh nghiệp trải nghiệm quản lý nhân sự đơn giản, thân thiện nhưng vẫn không kém phần hiệu quả, chiến lược với những tính năng vượt trội khác như:

Hệ Thống Bảo Mật:

• Có thể phân quyền theo từng chức năng nhỏ, các dữ liệu được đảm bảo an toàn bảo mật cao.
• Dữ liệu của công ty được an toàn ngay khi một nhân viên rời khỏi nhóm. 
• Giữ an toàn cho dữ liệu của công ty trong trung tâm phần mềm tập trung của KINGWORK, dễ dàng thu thập và đồng bộ dữ liệu, quản lý và truy cập dữ liệu realtime.

Tiết Kiệm Tối Đa Cho Doanh Nghiệp:

• Giải quyết bài toán về tìm kiếm gói sản phẩm tiết kiệm vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng, phù hợp với loại hình kinh doanh và ngân sách doanh nghiệp. 
• Không cần tốn chi phí cho những quy trình tuyển dụng và training đội ngũ quản lý phức tạp, hoặc thuê agency bên ngoài để quản lý.
• Tiết kiệm thời gian và tối đa năng suất công việc

Các Tính Năng Linh Hoạt Và Thông Minh:

• Sự Uyển Chuyển: Thiết kế tối giản và linh hoạt, Kingwork có thể hoạt động độc lập tạo thành các gói nhỏ riêng biệt. Có thể liên kết với nhau để thống nhất dữ liệu.
• Với các tính năng thông minh, các chức năng linh hoạt, tùy biến dữ liệu, quy trình theo mục tiêu và cấu trúc của tổ chức.
• Người quản lý có thể tạo các báo cáo phân tích nhân sự khác nhau trong vài phút. Với các công cụ phân tích giúp hoạch định nguồn lực, quản lý chi phí nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược, ảnh hưởng tích cực đến mọi người trong tổ chức.

Tính Phù Hợp Với Mỗi Bộ Phận HRM Của Doanh Nghiệp:

• Phương châm luôn lắng nghe, đồng hành, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp để hiểu rõ khách hàng, giải quyết các adhocs trong quản lý nhân sự và liên tục đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp. 
• Tư duy phối hợp với doanh nghiệp để cải tiến sản phẩm đáp ứng nhu cầu sử dụng.          

Điều Gì Làm KINGWORK Nổi Bật Trong Các Phần Mềm HRM Khác?

• Chi phí hợp lý và cạnh tranh. 
• Phù hợp với nhiều lĩnh vực và văn hoá làm việc. 
• Bộ công cụ giải quyết triệt để các vấn đề về quản lý nhân sự. 
• Hệ thống Open API kết nối mở dễ dàng tích hợp nhiều ứng dụng và nền tảng dịch vụ bên thứ ba để tối ưu năng suất.
• Quy trình triển khai cài đặt dễ dàng, nhanh chóng,minh bạch. 
• Luôn ưu tiên cập nhật và áp dụng công nghệ tân tiến hiện đại để nâng cấp sản phẩm và vẫn giữ chi phí tối ưu cho doanh nghiệp.
• Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và hỗ trợ nhiệt tình.
• Miễn phí tư vấn gói sản phẩm tiết kiệm vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng, vừa phù hợp với loại hình kinh doanh và ngân sách của mỗi doanh nghiệp. 
• Đảm bảo an toàn bảo mật hệ thống và phản hồi SLA  
• Hệ thống đáp ứng quản lý hiệu suất công việc realtime. 

Bên cạnh những điểm vượt trội đó của KingWork, phần mềm còn sở hữu những tính năng thiết yếu cần có của một phần mềm quản lý nhân sự như dưới đây.

V. Một số tính năng miễn phí và giá rẻ của phần mềm HRM KingWork

Được tạo dựng như một phần mềm toàn năng có thể đảm nhiệm được hầu hết tất cả các nhiệm vụ từ nhỏ đến lớn, hoặc các quá trình từ đơn giản đến phức tạp một cách toàn vẹn. KingWork đem lại một trải nghiệm tuyệt vời dựa vào những tính năng cải tiến hơn, mới hơn, và mạnh mẽ hơn bao giờ hết tại thị trường Việt Nam.

Tính năng chấm công từ xa (TimeSheet)

KingWork liên kết với hệ thống chấm công ,quản lý thời gian biểu giúp sắp xếp và trình bày thông tin rõ ràng hơn so với dạng excel. Bảng timesheet hiển thị thời gian nhân viên vào ca và tan ca, tổng thời gian một ngày làm việc, ngày nghỉ phép, ngày công được ghi nhận tính lương,… Giúp nhân viên theo dõi được hoạt động làm việc của mình và sớm nhận ra các sai sót để chủ động liên lạc với bộ phận nhân sự sửa đổi sớm, timesheet là một tính năng thông minh của phần mềm HR bạn nên tận dụng.

Tính năng quản lý thông tin nhân viên

Một trong những hoạt động cơ bản mất thời gian nhất mà nhân sự thường làm là thu thập đầy đủ thông tin nhân viên chính xác. Công việc này không khó nhưng thường xuyên phải sửa đổi và bổ sung lại nhiều lần vì dễ mắc các lỗi nhỏ hoặc sai sót.

Giờ đây, nó đã có thể thay thế bằng phần mềm HR thông minh King Work này và việc lưu trữ dữ liệu online bằng hệ thống cloud -based hiện đại sẽ dễ dàng tìm kiếm và bảo mật hơn.

Tính năng quản lý nghỉ phép

Tính năng của King Work  – phần mềm HR đến từ công ty Innotech được cung cấp miễn phí giúp bổ sung cho hoạt động ghi nhận ngày công để tính lương chính xác hơn, bằng các mẫu đơn sẵn hoặc tự tạo. Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép chuyển ngay để xét duyệt, điều này giúp cho quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin và sắp xếp công việc.

Tính năng quản lý lương

Áp lực và rắc rối khi quản lý lương

Trước đây, việc tính lương được bộ phận nhân sự thực hiện trên excel cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp. Đây là một áp lực rất lớn đối với nhân sự, bởi chỉ cần một chút sai sót nhỏ sẽ ảnh hưởng đến kết quả sau cùng và số lượng nhân viên thì không phải là ít.

Lương bổng luôn là chuyện nhạy cảm có từ định kiến không tốt về nhân sự, dễ ảnh hưởng đến trải nghiệm là việc của nhân viên. Tính năng quản lý lương giúp tự động hóa quá trình nhập liệu khi các thông tin được liên kết thống nhất với nhau, rút ngắn công đoạn cho bộ phận nhân sự thêm thời gian kiểm tra kỹ lưỡng tránh nhiều sai sót.

Hơn nữa, với Kingwork, bộ phận nhân sự có thể xem và quản lý các thông tin về lương của tất cả nhân viên một cách dễ dàng như: phụ cấp, tiền thưởng, tạm ứng, lương hợp đồng, lương điều chỉnh,…

Phần mềm HRM giúp quản lý phúc lợi – bảo hiểm 

Các công ty đang đua nhau phát triển phúc lợi như một xu hướng, để cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên, tăng sự gắn kết và thu hút tài năng. Nhân viên thời nay làm việc trong tình trạng luôn căng thẳng, họ mang tâm lý như một vị khách hàng cần được đáp ứng các nhu cầu và muốn được chia sẻ quyền quyết định.

Lực lượng lao động tiềm năng đang rất khan hiếm nên các công ty lựa chọn nghiên cứu và cải thiện chính sách phúc lợi để thu hút hơn. Qua đó cho thấy tính năng quản lý các chính sách bảo và phúc lợi là cần thiết, thêm vào đó nhà quản lý còn có thể khảo sát mong muốn của nhân viên để xây dựng các phúc lợi phù hợp.

Tính năng tổ chức Onboard – Offboard tự động.

Bất kể khi nào có sự gia nhập của nhân viên mới, sự chuyên nghiệp trong công việc của phòng ban nhân sự sẽ đều được thể hiện rõ qua các khâu chuẩn bị chào đón nhân viên, và sự chỉnh chu của toàn bộ quy trình đó.

Hiểu được những vấn đề cần phải chú trọng khi có bất kỳ nhân viên nào đó onboard và offboard, tính năng tân tiến này của King Work được tích hợp trong phần mềm HR KingWork để giúp doanh nghiệp không còn gặp phải vấn đề hội nhập nhân sự thiếu sót, cải thiện tất cả kỹ năng quản lý nhân viên.

Các tính năng quản lý nhân viên cơ bản giúp tiêt kiệm thời gian hơn

Ngoài ra, còn có một số tính năng như quản lý tuyển dụng và phân tích số liệu,…. Các tính năng này giải quyết được lượng công việc lớn và tổng hợp được các số liệu một cách logic giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.

Xem thêm: KingWork Cloud-based HRM

Phần mềm quản lý nhân sự KingWork ra đời nhờ vào việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.

Hiện nay, bạn đã có thể dùng thử phần mềm HR King Work hoàn toàn miễn phí trong vòng 30 ngày đi kèm với nhiều gói ưu đãi khi sử dụng,  phiên bản cao cấp này bao gồm đầy đủ các chức năng đem lại các giải pháp quản lý nhân viên 4.0.

Hãy đăng ký trải nghiệm MIỄN PHÍ và nhận thông tin về các ưu đãi của phần mềm Kingwork ngay bằng cách để lại email bên dưới. Chúng tôi sẽ liên hệ ngay và đưa Kingwork đến với doanh nghiệp của bạn!